X-Rechnung an öffentliche Auftraggeber senden
Zum 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (X-Rechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Ansonsten werden diese von den Behörden, Kommunen etc. abgelehnt.
Einzige Ausnahmen (auf Bundesebene): Nach Maßgabe des § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes sind Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einer Höhe von 1.000 Euro von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Gleiches gilt nach § 8 E-Rech-VO außerdem für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland sowie für Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Mit PDFMAILER sind Sie auch in Zukunft auf der sicheren Seite.
Mit PDFMAILER können Unternehmen Ihre Rechnung, die an öffentliche Auftraggeber gehen mit einem Klick in das XRechnungs-Format umwandeln. Das digitale Rechnungsformat basiert hierbei auf einem CEN-Standard (erarbeitet vom Europäischen Komitee für Normung) und verfolgt das Ziel, die europäische Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard zu übertragen und darüber hinaus den Dokumentaustausch EU-weit zu vereinfachen. So sollen die Behörden zukünftig auch Rechnungen aus dem EU-Ausland problemlos empfangen können. Die XRechnung ist ein rein binäres und maschinenlesbares Format. Die gotomaxx Portalcloud ergänzt dieses binäre Format um ein Sichtformat, das auch für den Menschen lesbar ist.
Ihre Vorteile als Versender
- Die Einführung der digitalen Rechnung bietet laut Innenministerium sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für deren Lieferanten Potenzial für Einsparungen, Effizienzsteigerungen und Verkürzungen der Durchlaufzeiten.
- Rechnungssteller profitiere von Kosteneinsparungen durch die Nutzung der elektronischen Form, einer Liquiditätsverbesserung durch frühere Zahlungseingänge und weiteren Einsparungen durch die Optimierung interner Prozesse.
- Rechnungssteller erzeugen mit Hilfe des PDFMAILER aus ihrer Fakturierung, Warenwirtschafts- oder ERP-System einen Datensatz im XRechnungs-Format einfach und schnell per Druckbefehl.
- Sie als Lieferant können Kunden einfach und strukturiert Rechnungsdaten wie gewünscht als ZUGFeRD-Datei oder X-Rechnung zur Verfügung stellen. Die gotomaxx ZUGFeRD-Daten stellen bspw. eine Alternative zum VDA4938/83-Standard dar. Das X-Rechnungsformat ist ideal für die Rechnungsstellung an den Bund, Behörden, Kommunen etc.
- Die gotomaxx Portalcloud inkl. X-Rechnung-Datenverarbeitung kann von Administratoren in Ihre bestehende IT Umgebung integriert werden und arbeitet mit nahezu jedem gängigen ERP- und Warenwirtschaftssystem zusammen.
- Testen Sie Ihre gotomaxx-Lösung 14 Tage kostenfrei im Serverumfeld
- Ein kostengünstiger Einstieg ist jederzeit möglich.
- Mit den PDFMAILER 7 Cloudservices ist die X-REchnung-Erweiterung zu einer vollständig automatisierbaren Workflow-Lösung im Netzwerk erweiterbar.
- gotomaxx bietet Unterstützung bei der Integration und leistet deutschsprachigen Service und Support.
Ihre Vorteile als Empfänger
- XRechnung erschließt öffentlichen Auftraggebern Zeit- und Kostenersparnisse durch automatisierte Prozesse, einen kürzeren Rechnungsdurchlauf durch schnellere Freigabeprozesse und eine erhöhte Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess.
- Die Arbeits- und Prüfungsabläufe werden einfacher, schneller und schlanker. Rechnungen können automatisiert geprüft und ggf. automatisiert verarbeitet werden. Manuelle Arbeiten werden reduziert.
- Eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer arbeitsaufwendigen OCR-Lösung ist bei elektronischen Rechnungen mit ZUGFeRD-Daten nicht notwendig.
X-Rechnungen führen zu
- zeitnahen Rechnungszahlungen & vermeiden so Zahlungsausfälle und Liquiditätsengpässe
- enormen Kostenersparnissen: weniger Porto und Bearbeitungskosten etc.
- Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in die Systeme „eingespeist“ und verarbeitet werden.
- Effizienzgewinn: Automatisierungsvorteile, keine manuelle Erfassung.
- kürzeren Bearbeitungszeiten: kein Papierausdruck, keine Kuvertierung etc.