TECHNIK UPDATE 2018: PAN-Businessworkflows


Die Information  TECHNIK UPDATE „PAN-Businessworkflows“ wurde zu den SoftENGINE Solution Days 2018 veröffentlicht.

Sie finden im Artikel die gesamten Informationen sowie hier direkt einen Download des PDF-Dokuments.

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Was ist PAN?

  • „PAN“ steuert Business-Workflows & -Prozesse
  • Extrem schnell und anpassbar
  • Überblick über aktuelle Aufgabenbearbeitung
  • Ideales Tool für die Zusammenarbeit im Team
  • Direkt in andere Module integriert. (Adressen, Artikel, Belege, Termine, Mails)
  • Informationszentrale für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Prozessen und Aufgaben im Unternehmen

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Das neue „PAN“ gibt mir die Möglichkeit, für meine Arbeiten sogenannte Prozesse anzulegen. Dann beschreibe ich den Prozess, so dass jedem klar ist, worum es eigentlich geht. Ein Businessprozess beinhaltet meist eine Vielzahl von einzelnen Aufgaben, die ich für mich selbst oder auch für andere Mitarbeiter anlege. Ein Prozess besteht somit aus mehreren Aufgaben.

Um nicht den Überblick zu verlieren, sind alle Prozesse nach Terminen und Prioritäten geordnet dargestellt.

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Prozesse kann ich mir als Vorlage speichern und später für einen ähnlichen Vorgang nutzen. So kann ich im nächsten Jahr einfach auf meinen Prozess zugreifen und bin dann bei ähnlichen Vorgängen viel schneller. Gerade auch bei Prozessen, die über einen sehr langen Zeitraum geführt werden, ist „PAN“ ein ideales Werkzeug.

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Prozesse, Aufgaben und Nachrichten im Überblick

Das neue „PAN“ bietet mir eine klare Struktur von Businessprozessen, der zugeordneten Aufgaben und deren Status, Verantwortlichkeiten, Fälligkeiten, Kategorien sowie weitere Informationen.

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Bubbel1 Funktionsleiste/Menüfunktionen, organisiert in den Bereichen Allgemein, Bearbeiten, Ansicht, Tools, Extras und Hilfe

Bubbel2 Karteikarten / Prozessübersicht, zugeordnete Aufgabe und aktuelle Nachrichten

Bubbel3 Baumstruktur / Überblick über Prozesse, Bearbeitungsstand, Fälligkeiten, Verantwortung

Bubbel4 Prozessinfo / Kurzbeschreibung und Start-/Endezeitpunkt der Prozesse

Bubbel5 Informationsübersicht / Details zum Prozess

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PAN Übersicht

Die Prozesse sind in einer Baumstruktur (linke Bildschirmseite) mit verschiedenen Ober- und Unterästen dargestellt.

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Beim Öffnen der Registerkarte 1 „Prozesse“ ist der Hauptast „Meine Prozesse“ ausgewählt. In diesem finde ich untergeordnet Automatikordner wie z.B.„Heute“, „Morgen“, „Status: überfällig“ und einige mehr.

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Der Hauptast „Meine Prozesse“ enthält (ebenso wie alle im Hauptast liegenden Unterordner/-äste) Prozesse, die ich entweder selbst erstellt habe oder die mir explizit zugewiesen wurden.

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Automatischer Unterordner „Fälligkeit“ im Hauptast „Meine Prozesse“. Die Prozesse sind nach Fälligkeitsdatum geordnet. Die Gruppen der Fälligkeiten sind „Heute“, „Morgen“. „Diese Woche“ usw.. Pro Unterordner wird die Anzahl der enthaltenen Prozesse angezeigt.

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Darstellung der Prozesse nach Status.

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Hier werden die Prozesskategorien angezeigt, für die Prozesse vorhanden sind.

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Im nächsten Ordner „Beteiligt an“ befinden sich immer nur Prozesse,in denen ich mindestens eine Aufgabe habe oder die von mir beobachtet werden.

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„PAN“ einrichten

Basisdaten

Die vorbereitenden Einstellungen, um „PAN“ effizient einsetzen zu können, finde ich unter dem Menüeintrag „Basisdaten“ im Menü „Allgemein“.

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In den Basisdaten kann ich alle benötigten Einstellungen, wie beispielsweise Kategorien, Bereiche, Bedingungen usw. direkt öffnen und bearbeiten.

Über das Menü „Extras“ finde ich direkt die für „PAN“ zutreffendenZugriffsrechte.

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Aufgabenkategorien und Prozesskategorien sind nach Bereichen geordnet, daher ist es sinnvoll, zunächst diese Bereiche festzulegen.

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Bereiche können für die Ordnung von Prozesskategorien, Aufgabenkategorien oder für beides vorgesehen sein.

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Aufgaben teile ich in Aufgabenkategorien ein.

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Für jede Aufgabenkategorie kann ich zusätzliche Einstellungen treffen. Beispielsweise lassen sich Farbe, Sichtbarkeit für andere Benutzer und weiteres einstellen.

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Für die Prozesskategorien stehen mir ähnliche Optionen zur Verfügung.

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Die Prozesskategorien enthalten bestimmte Einstellungen, wie z.B. das Maskenlayout, auf deren Basis die Prozesse angelegt werden, Bereich, Farbe und Sichtbarkeit für andere Benutzer.

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Aufgabenkategorien sind im Gegensatz dazu detaillierter und können bereits Vorgaben für Prozesse oder Mitarbeiter enthalten. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Angabe „zu prüfende Tagesarten“. Damit werde ich später informiert, wenn beispielsweise ein zugeordneter Mitarbeiter gerade im Urlaub oder krank ist.

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Eine weitere Definition in den Basisdaten ist der Status. Diesen nutze ich, um den Bearbeitungsstand der Aufgaben oder Prozesse zu verdeutlichen.

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Sowohl Aufgaben wie auch Prozesse können beim Öffnen mit unterschiedlichdesignten Masken angezeigt werden. Jede Art von Prozess oder Aufgabe erhält dadurch eine optimale Darstellung. Die Layouts dafür verwalte ich unter den Einstellungen „Aufgabenlayouts“ und „Prozesslayouts“.

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Hier habe ich die Möglichkeit, neue Layouts anzulegen und bestehende zu bearbeiten.
Für jedes Layout kann ich außer der Screengestaltung auch selbst festlegen,wie das Fenster geöffnet werden soll und mit welcher Karteikarte gestartet wird.

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Bei Erstellung und Bearbeitung der Layouts stehen mir noch die Werkzeuge „Duplizieren“ (eines Layouts) und „Layout anzeigen“ zur Verfügung.

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Die Verwaltung der Prozesslayouts erfolgt analog der Aufgabenlayouts.

Eine weitere Einstellung in den Basisdaten sind die Bedingungen.
Ich nutze Bedingungen, um vorgefertigte Selektionen zur Verfügung zu haben, die mir bei der Übersicht von Aufgaben und Prozessen helfen.

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Ebenfalls in den Basisdaten steht mir die Anlage von Prozessen und Aufgaben zur Verfügung, die mir in der täglichen Arbeit als Vorlagen dienen.
Ich lege hier sozusagen Musterprozesse und -aufgaben an, die bereits alle Merkmale enthalten, die für Prozesse oder Aufgaben der jeweiligen Art gleich sind. Damit spare ich dann später beim Neuanlegen viel Zeit.

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Die Maske zur Erfassung entspricht dabei im Wesentlichen der Erfassungsmaske eines Projektes bzw. bei den Aufgabenvorlagen der Aufgabenmaske.

Ganz neu hinzugekommen ist die Einstellmöglichkeit „Standard für bedienerbezogene Einstellungen“. Hier lege ich die Standards für die, im Folgenden nochmals detaillierter beschriebenen, Bedienereinstellungen fest.

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Ebenfalls neu ist die Einstellung „Zu prüfende Tagesarten“. Hiermit kann ich mögliche Problemsituationen bei der Erledigung von Aufgaben von vornherein sozusagen „entschärfen“.
Wenn ich davon ausgehe, dass alle Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter verteilt sind, bin ich mir sicher, dass die Mitarbeiter auch an den Aufgaben arbeiten. Falls nun ein Mitarbeiter beispielsweise aus Krankheitsgründen eine Aufgabe nicht erledigen kann, bemerke ich das unter Umständen nicht. Wird aber im Kalender bei einem Mitarbeiter „Krankheitstag“ eingetragen und ist diese Tagesart als „zu prüfen“ eingestellt, erhalte ich eine Information und kann entsprechende Maßnahmen einleiten.

In den Basisdaten lege ich die zu prüfenden Tagesarten fest.

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Meine Einstellungen

Jeder arbeitet mit der Software anders. Das trifft natürlich auch bei PAN zu. Ich nutze „Meine Einstellungen“, um das Verhalten der Software so anzupassen, dass es meinen Vorstellungen entspricht. Ändere ich nichts, gelten für mich die in den Basisdaten bei „Standard für bedienerbezogene Einstellungen“ festgelegten Einstellungen. Entscheide ich mich für eigene Einstellungen, übersteuern diese die Standards.

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Bubbel1 Nutze ich „PAN“ nur für Aufgaben, kann ich Prozesse und Nachrichten einfach per Klick ausblenden.

Bubbel2 Hier lege ich die Karteikarte fest, mit der „PAN“ gestartet wird.

Bubbel3 Oft wird eine Kategorie von Aufgaben oder Prozessen am häufigstengenutzt. Hier lege ich die Vorgabekategorie für die Schnellanlage fest.

Bubbel4 Möchte ich bei der Neuanlage von Prozessen und Aufgaben direkt mit der Auswahl von Vorlagen starten, aktiviere ich diese Option.

Bubbel5 Bei aktivierter Option werden alle, statt nur eigener Vorlagen angezeigt.

Bubbel6 Prozesse und Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen sind und die ich beobachte, werden unter dem Eintrag „Von mir beobachtet“ angezeigt. Hier trage ich ein, wenn auch alle erledigten Einträge der letzten XX Tage angezeigt werden sollen.

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Die Arbeit mit „PAN“

Neuanlage eines Prozesses

Durch die übliche Vorgehensweise in WEBWARE und BüroWARE – Taste „F3“ oder Menüeintrag „Allgemein“ ➜ „Neu“ um einen neuen Datensatz anzulegen – finde ich mich in diesem Modul schnell zurecht. Einfache Prozesse lege ich am schnellsten mit Hilfe der „Prozess Schnellanlage“ (Tastenkombination „STRG+F3“) an.

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Hierdurch wird automatisch ein neuer Prozess gemäß den Vorgaben erzeugt.

Bei Neuanlage mittels „F3“ wähle ich eine Vorlage für einen Prozess aus oder erstelle einen komplett neuen Prozess ohne Vorlage.

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Bevor der Prozess angelegt wird, lege ich noch die Kategorie fest und vergebe eine Kurzbeschreibung. Mit der Taste [F9] lege ich den Prozess an.

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Ohne Vorlageprozess sind die meisten Felder noch leer.

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Habe ich einen Vorlageprozess gewählt, werden die Einstellungen aus dem Vorlageprozess übernommen. Vorlageprozesse lassen sich einfach definieren, indem ich einfach einen bestehenden Prozess als Vorlage speichere. Neben den Einstellungen werden auch die Aufgaben eines Prozesses mit in die Vorlage übernommen.

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Bubbel1 Grundinformationen zu Prozess, Bezeichnung, Kategorie und wer diesen Prozess angelegt hat.

Bubbel2 Bearbeitungsstand, wann war der Bearbeitungsbeginn geplant, wann wurde gestartet, wieviel ist schon erledigt

Bubbel3 Einstellungen des Prozesses, Priorität, Sichtbarkeit

Bubbel4 Filter für Aufgabeanzeige (überfällig, erledigt usw.).

Bubbel5 Übersicht über alle Aufgaben, die innerhalb des Prozesses angelegt wurden, mit Angabe des geplanten Datums für Beginn und ebenso für das Ende der Aufgabe.

Bubbel6 Alle Mitarbeiter, die mit Aufgaben im Prozess betraut sind. Angezeigt wird die Anzahl der Aufgaben im jeweiligen Status.

Karteikarte 2 „Beschreibung“ enthält einen Text, um den Prozess umfassend zu beschreiben.

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Die Registerkarte 3 „Anhänge“ nutze ich, um Dateien mit dem Prozess zu verknüpfen. Das könnten zum Beispiel PDF-Dateien, Videos mit Anleitungen oder Office-Dateien sein.
Mit der Taste [F3] oder dem Menüeintrag „Hinzufügen“ im Menü „Bearbeiten“ lassen sich weitere Dateien verknüpfen.

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Die Datei kann ich von meinem lokalen PC oder aus „WEBWARE Meine Daten“ laden.
Ich entscheide dabei zwischen einem Link oder der Übernahme in die Medienverwaltung.

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Mit der Menüfunktion „Anhang öffnen“ im Menü „Tools“ öffne ich die Datei mitder im Betriebssystem zugewiesenen Standardanwendung.

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Die Registerkarte 4 „Verknüpfungen“ ermöglicht mir eine Verbindung des Prozesses mit Adressen, Ansprechpartnern, WAWI-Projekten, Artikeln, Terminen und Mails.

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Auch hier kann ich mit der Taste [F3] oder dem Menüeintrag „Hinzufügen“ im Menü „Bearbeiten“ weitere Datensätze auswählen und hinzufügen.

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Je nach gewählter Datenart wirdein Fenster mit Zugriff auf eine Auswahltabelle geöffnet.

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Registerkarte 5 „Nachrichten“ listet mir alle Veränderungen auf, die an den Daten des Prozesses erfolgten. Das können Statusänderungen, das Hinzufügen von Aufgaben, das Ändern eines Feldinhalts und weitere Aktionen sein. Dabei wird immer die Aktion und eine Beschreibung dargestellt. Das Hinzufügen der Aktionen als Nachricht erfolgt automatisch.

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Auf der Registerkarte 6 „Kommentare“ erfassen ich und andere Mitarbeiter interne Informationen zum Prozess.

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Die Kommentare mit Namen des Erstellers sowie Datum und Zeit werden zeitlich geordnet nacheinander angezeigt.

Neue Kommentare lege ich über das Menü „Tools“ ➜ „Neuer Kommentar“, das entsprechende Quicktool oder die Tastenkombination [STRG+K] an.

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Über das Menü „Bearbeiten“ können noch weitere Festlegungen zum Prozess vorgenommen werden.

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Diese Einstellungen betreffen beispielsweise den Dachprozess, die Priorität des Prozesses und für welche Mitarbeiter bzw. Arbeitsgruppen der Prozess sichtbar ist.

Zwei Einstellungen sind dabei besonders wichtig.
Das sind zum einen die Berechtigungen und zum anderen die Möglichkeit der Wiederholung.

Mit Hilfe der Berechtigungen kann ich ganz einfach – ohne besondere Designkenntnisse – festlegen, welche Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen festgelegte Veränderungen am Prozess vornehmen dürfen.

Die Festlegungen lassen sich in diesem Bereich sehr detailliert einstellen.

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Vor allem für regelmäßig wiederkehrende Prozesse (zum Beispiel im Bereich des Datenschutzes, aber auch in Finanzbuchhaltung und in der Qualitätssicherung) kann ich mit wenig Aufwand festlegen, wann der Prozess erneut gestartet werden soll. Vor allem im Zusammenhang mit zugeordneten Mitarbeiternund Aufgaben ist das äußerst sinnvoll.

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Erstellen von Aufgaben

Ein wichtiger Bestandteil der Prozesse sind Aufgaben. Ein Prozess wird meist mehrere Aufgaben enthalten. Aufgaben kann ich direkt in einem Prozess oder auch außerhalb eines Prozesses erstellen. Innerhalb wie auch außerhalb eines Prozesses erstelle ich Aufgaben über das Menü „Allgemein“ oder die Tas- tenkombination [STRG + F3]. Wenn ich sie innerhalb eines Prozesses erstelle, sind sie diesem automatisch zugewiesen.

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Analog der Prozesse werden mir auch bei den Aufgaben Vorlagen angeboten. Jeder Aufgabe wird ein Verantwortlicher zugewiesen. Wähle ich bei „Aufgabe für“ eine Arbeitsgruppe aus, erhält jedes Mitglied dieser Arbeitsgruppe die gleiche Aufgabe zugewiesen. Nach dem Anlegen ist die Aufgabe in der Aufgabenübersicht des Prozesses zu finden.

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Mittels der Filter am oberen Rand der Tabelle kann ich die Aufgaben nach „Überfällig“, „nicht in Bearbeitung“, „in Bearbeitung“ und „Erledigt“ filtern. Dafür muss ich nur das Optionsfeld aktivieren oder abschalten.

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Tägliche Arbeit mit „PAN“

Richte ich mir mein „PAN“ so ein, dass beim Start sofort die Übersicht der Aufgaben geöffnet werden, habe ich sofort einen Überblick, was amTag alles zu erledigen ist.

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Zur Bearbeitung kann ich die Aufgabe sowohl im Prozess wie auch direkt inder Aufgabenübersicht öffnen. In beiden Fällen wird das gleiche Fenster angezeigt. Prinzipiell lässt sich die Aufgabe wie ein kleiner Prozess vorstellen. Sie verfügt über einen ähnlichen Aufbau wie die Prozesse.

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Bubbel1

Registerkarten mit weiteren Informationen und Verknüpfungen, ähnlich dem Prozess
1 Standard
2 Beschreibung (Text)
3 Anhänge (Verbundene Dateien)
4 Checkliste (nur bei Aufgaben)
5 Verknüpft mit (Datenverbindungen zu anderen Modulen)
6 Nachrichten

Bubbel2

Grundinformationen zur Aufgabe, Kurzbeschreibung und Verantwortlicher

Bubbel3

Status – der Bearbeitungsstatus der Aufgabe sowie Angaben zum geplanten/tatsächlichen Beginn sowie Erledigungsdatum

Bubbel4

Info/Einstellungen – Aufgabeneinstellungen, wer hat die Aufgabe erstellt, zu welchem Prozess gehört sie, wie ist sie priorisiert und wer darf sie sehen

Bubbel5

Quicktools – Kommentar schreiben, Aufgabe beginnen oder als erledigt markieren, speichern. Ein Teil dieser Funktionen steht mir auch im Menü „Tools“ zur Verfügung.

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Bubbel6

Kommentare – Eigene Kommentare, die der näheren Erläuterung der Aufgabe dienen. Kommentare werden oft auch als „Merkzettel“ genutzt.

Die Registerkarte 2 „Beschreibung“ verwende ich, um Aufgaben näher zu erläutern. Das nutze ich vor allem, wenn es um Aufgaben für andere Mitarbeiter geht. Häufig beschreibe ich jedoch auch meine eigenen Aufgaben umfangreicher, damit ein anderer Mitarbeiter besser weiß, worum es dabei geht. Aus unterschiedlichen Gründen kommt es vor, dass Aufgaben zu anderen Mitarbeitern weitergegeben werden.

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Registerkarte 3 „Anhänge“ ermöglicht mir wieder die Zuordnung von Dateien. Auch hier können diese über das Menü „Bearbeiten“ hinzugefügt und mit Doppelklick oder über „Tools“ ➜ „Anhang öffnen“ geöffnet werden.

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Auch hier kann ich die Daten von meinem lokalen PC laden oder „WEBWARE Meine Daten“ nutzen.

Eine Besonderheit stellt die „Checkliste“ auf Karteikarte 4 dar. Mit Hilfe der Checkliste kann ich eine Aufgabe in Arbeitsschritte, Teilaufgaben, zu klärende Punkte oder ähnliche Vorgänge untergliedern. Mit [F3], über das Menü „Bearbeiten“ oder das passende Quicktool lassen sich Einträge zur Checkliste hinzufügen. Ein Eintrag kann „Offen“, „in Bearbeitung“, „Wichtig“ oder „Erledigt“sein.

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Die Bezeichnung eines Checklisteneintrages kann ich direkt in der Tabelle ändern.

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Um den Status eines Checklisteneintrages festzulegen steht mir das Contextmenü (Klick mit rechter Maustaste) zur Verfügung.

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Die Registerkarte 5 „Verknüpfungen“ verbindet Datensätze aus anderen Modulen mit der Aufgabe. Es sind die gleichen Verbindungen wie beim Prozess möglich.

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Je nachdem, was ich mit der Aufgabe verbinden will, wird die zugehörige Auswahltabelle angezeigt oder zum Beispiel neu ein Termin oder eine Mail angelegt. Das Hinzufügen erfolgt über das Menü „Bearbeiten“ oder die Funktionstasten [F3] – Hinzufügen, [F4] – Löschen.

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Auf Registerkarte 6 „Nachrichten“ werden wieder Informationen über Ände- rungen an der Aufgabe aufgelistet.

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Ist die erste Registerkarte einer Aufgabe aktiv, kann ich über das Menü „Bearbeiten“ weitere Einstellungen zur Aufgabe vornehmen oder Aktionen ausführen.

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Besonders interessant ist die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, die regelmäßig wiederholt werden.

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Eine andere praktische Funktion ist die Zuordnung von Beobachtern. Das nutze ich vor allem, wenn für andere Mitarbeiter Aufgaben anlegest werden.

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Die von mir beobachteten Aufgaben finde ich in der Aufgabenübersicht im Ast „von mir beobachtet“.

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Aufgaben müssen keinem Prozess zugeordnet sein, sie können auch für sich, ohne Prozessbezug genutzt werden. Wenn im Unternehmen die Prozesse nicht angewandt werden, lassen sie sich über die „PAN“-Basiseinstellungen ausblenden.

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Zusammenarbeit mit anderen Modulen

Als entscheidend für die praktische Anwendung von „PAN“ ist ich dieMöglichkeit, „PAN“ direkt aus anderen Modulen heraus zu nutzen.
Die Verbindung ist möglich bei

  • Adressen
  • Artikeln
  • Belegen
  • Terminen
  • E-Mails

Die Verbindung kann ich zunächst direkt aus „PAN“ heraus anlegen. Dafür nutze ich die Registerkarte 5 „Verknüpfungen“ in Prozessen und Aufgaben. Hier steht mir auch das Neuanlegen von Mails und Terminen zur Verfügung.

In den anderen Modulen finde ich die Verbindung über die Quicktools und das Menü „Tools“. Dort werden mir die Funktionen „PAN“ und „Aufgabe anlegen“ angeboten.

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Starte ich „PAN-Businessworkflows“ erhalte ich eine Übersicht, in welchenProzessen und Aufgaben der aktuelle Datensatz (Adresse, Artikel, Beleg etc.) eingebunden ist.

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Aus dieser Übersicht heraus kann ich Aufgaben und Prozesse anlegen. Dabei entscheidet die gerade aktive Registerkarte, ob ich eine Aufgabe oder einen Prozess anlege.

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Aufgabe oder Prozess lege ich jetzt in gleicher Weise an wie bei der direkten Neuanlage in „PAN“.

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Dieser Prozess bzw. die Aufgabe ist jetzt direkt in „PAN“ enthalten. „PAN“ ist also vollständig in andere Arbeitsabläufe integrierbar und erleichtert diese enorm.