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TECHNIK UPDATE 2018: Intelligenter Buchungsassistent


Beitrag #9323

Das TECHNIK UPDATE „Intelligenter Buchungsassistent“ wurde zu den SoftENGINE Solutiondays 2018 veröffentlicht.

Sie finden im Artikel die gesamten Informationen sowie hier direkt einen Download des PDF-Dokuments.

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Der neue Buchungsassistent hilft automatisiert, eingehende Buchungen auf elektronischen Kontoauszügen zu verbuchen.
Kontoauszüge rufe ich pro Bank ab. Der Tastendruck [F3] oder die Wahl des Menüeintrages „Allgemein ➜ Neu“ reicht aus, um die Aktualisierung zu starten.

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Ob eine Kontoauszugsdatei importiert oder direkt online abgerufen wird, ist abhängig von der Einstellung bei den Basisdaten der jeweiligen Bank. Für den Import von Kontoauszugsdateien stehen mir ein internes WEBWARE/Büro-WARE Format, MT940 und der ELKO-Manager zur Verfügung.

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Auch Paypal Transaktionen kann ich über den „Intelligenten Buchungsassistenten“ abrufen.

Alle offenen Kontoauszüge und auch alle verbuchten Kontoauszüge werden in Listenform jeweils auf einer eigenen Registerkarte angezeigt.

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Beim Öffnen eines Kontoauszuges sehe ich alle Buchungen. Hier bieten mir ebenfalls separate Registerkarten und ein Ampelsystem einen schnellenÜberblick.

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Bubbel1 Alle Buchungen in einer Tabelle

Bubbel2 Buchungen, für die kein Vorschlag erstellt werden konnte

Bubbel3 Buchungen mit Vorschlag, die nochmals geprüft werden sollten

Bubbel4 Buchungen mit einem sicheren Buchungsvorschlag

Bubbel5 Bereits erledigte Buchungen

Das Ampelsystem stellt bereits in der Buchungsübersicht dar, welche Bu-hungen problemlos weiterverarbeitet werden können und welche nochmals überprüft werden sollten.

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Um eine Zuordnung herstellen zu können, prüft der „Intelligente Buchungsassistent“:

Bubbel1  die im Personenkonto hinterlegten Bankdaten

Bubbel2 Angaben im Verwendungstext

Bubbel3 Vorkasseaufträge der Warenwirtschaft

Bubbel4 bereits vorgenommene Buchungen

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Der Buchungsassistent erkennt automatisch Zahlungen für Vorkasse-Aufträge.

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Wenn ein Kunde seine Kundennummer angegeben hat und den passenden Betrag überweist, muss ich den Auftrag nicht manuell heraussuchen. Der Assistent erkennt diesen Zusammenhang automatisch.

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Gibt ein Kunde die korrekte Belegnummer an, erfolgt natürlich die direkte Zuordnung als OP-Zahlung des Beleges.

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Ist dem Offenen Posten eine Zahlungsbedingung mit Skonto zugeordnet und hält der Kunde bei der Überweisung auch die Skontofrist ein, wird natürlich auch Skonto entsprechend im Buchungsvorschlag berücksichtigt.

Auch wenn ein Kunde mehrere OPs offen hat, werden diese korrekt erkannt, insofern der überwiesene Betrag mit der Summe der OPs übereinstimmt. Dazu müssen nicht mal die Belegnummern angegeben sein.

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Da der Buchungsassistent die bei den Personenkonten hinterlegten Bankda-ten prüft, erhalte ich auch ohne weitere Angaben sinnvolle Buchungsvorschläge.

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Wird beispielsweise eine Übereinstimmung der Bankdaten gefunden, der Kunde hat aber keine Offenen Posten und auch keine Warenwirtschaftsaufträge, die per Vorkasse zu bezahlen sind, schlägt mir das System automatisch eine Akonto-Zahlung vor.

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Zahlt ein Kunde mehr als seine offenen Posten und gibt es keinen Vorkasse-Auftrag, werden zunächst die OPs ausgeglichen und für den Restbetrag schlägt mir der Buchungsassistent eine Akonto-Zahlung vor.

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Übrigens:
Ist die ursprüngliche Zahlung über den Zahlungsverkehr erfolgt, wird bei der endgültigen Verbuchung auch der Posten im Zahlungsverkehr auf „erledigt“ gesetzt.

Wenn eine Buchung zu überprüfen ist, erkenne ich das an der „gelben Ampel“.

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Auch bei der Pflege der Stammdaten kann mir der Buchungsassistent Arbeit abnehmen. So kann ich zum Beispiel einstellen, dass die Bankdaten – also die IBAN- Nummer – bei einer Buchung direkt in die Personenkonten übertragen wird.
Ist also bei einem Kunden keine IBAN erfasst, muss nur eine Buchung gespeichert werden.

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Durch das Buchen erfolgt dann eine automatische Übernahme der Bankverbindung in die Stammdaten.

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Natürlich stehen mir bei Kreditorenkonten gleiche Funktionen zur Verfügung.

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Kann die IBAN keinem der Personenkonten zugeordnet werden, wird geprüft, ob die IBAN einer bereits zuvor über den Buchungsassistenten erfassten Sachkontenzahlung zugeordnet wurde.
Wenn ja und die Beträge stimmen überein, wird die so ermittelte Buchung als buchungsfähig erkannt.
Ich muss also bei einer nicht buchungsfähigen Kontenbewegung nur die zu bebuchenden Konten erfassen und die Buchung speichern.

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Wird in einem nächsten Kontoauszug eine gleichartige Buchung gefunden, erkennt das der Buchungsassistent und schlägt die passende Buchung vor.

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Der intelligente Assistent lernt aus verarbeiteten Vorgängen und übernimmt das Gelernte für weitere Buchungen. Dadurch steigen im Zeitverlauf der Anwendung das Automatisierungsniveau und die Bedienerführung erheblich.

Weicht bei der nächsten Buchung der Betrag ab, werden die Konten vorgeschlagen, aber ich muss den Buchungsvorschlag zunächst prüfen.

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Möchte ich einen Buchungsvorschlag verändern, drücke ich einfach [RETURN] auf der Bankbuchungszeile oder nutze im Bearbeiten-Menü „Buchungsvorschlag bearbeiten“ bzw. „Buchung erfassen“. Dadurch wird die zur Buchung passende Buchungsmaske geöffnet und ich kann die Eintragungen korrigieren.

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Mit der Taste [F9] oder über den Menüeintrag „Tools ➜ Buchen“ übernehme ich die Buchung.

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Für Buchungen ohne Buchungsvorschlag – diese befinden sich auf der Registerkarte 2 „Ohne Vorschlag“ – drücke ich die Taste [F9] oder rufe im Menü „Allgemein“ die Funktion „Neu“ auf. Damit kann ich einen neuen Buchungsvorschlag erstellen.

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Bei dieser Funktion werden mir die möglichen Buchungsarten angeboten. Neu ist, dass mir für jede Buchungsart eine speziell angepasste Maske bereitgestellt wird.

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Für eine Akontozahlung werden die Kontonummer, der Betrag und ggf. ein Buchungstext benötigt – mehr nicht. Für den Ausgleich eines Offenen Postens mindestens noch die Belegnummer des OP und ggf. noch Felder für den Skontoabzug. Kurz gesagt, jede Buchungsart stellt auf der Maske die Felder für Eingaben bereit, die auch benötigt werden. Das spart Zeit beim Buchen.

Um beispielsweise einen OP auszugleichen, wähle ich OP-Ausgleich. Noch schneller bin ich, wenn ich die Tastenkombinationen nutze. Der OP-Ausgleich wird auch beim Drücken der Kombination [STRG+1] gestartet.

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Aus einer Bankbuchung können mehrere Buchungen der Finanzbuchhaltung entstehen. Ich habe auch die Möglichkeit, verschiedene Buchungsarten zu mischen. Den noch nicht verteilten Betrag sehe ich in der Kopfleiste.

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ichtig dabei: Eine einmal aktivierte Buchungsart bleibt so lange aktiv, bis ich eine andere Buchungsart auswähle bzw. aktiviere. Diese Funktion ermöglicht ein sehr schnelles Buchen, vor allem, wenn ich für einen Bankumsatz mehrere gleiche Buchungen erfasse. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Überweisung bezahlt.

Bleibt also die Buchungsart gleich, reicht das Drücken der Taste [Return] und die zuletzt erfasste Buchungsart wird noch einmal angezeigt. Auf diese Art kann ich die bezahlten OPs einfach „durchbuchen“.

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Gleichbleibende Eintragungen (z.B. die Kontonummer) sind dann natürlich schon vorbelegt. Skonto wird ebenfalls berücksichtigt oder manuell vergeben.

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Die Funktion „Neu“ benötige ich wieder, wenn Sachkonten bebucht werden sollen. Das könnte zum Beispiel bei Mahngebühren der Fall sein.

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Die Buchungen sind einfach, da für jede Buchungsart nur die benötigten Felder angezeigt werden – bei einer Akonto-Zahlung weniger, als beim OP-Ausgleich.

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Ist der gesamte Betrag verteilt, kann direkt verbucht werden.

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Die einzelnen Buchungen werden in der Übersicht angezeigt. Damit habe ich die gesamte Buchung sofort im Blick.

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Gut finde ich auch, dass nun der Verwendungszweck (Buchungstext auf dem Kontoauszug) beim Erfassen eines Buchungstextes nicht „verschwindet“. Dieser bleibt immer sichtbar. Den Buchungstext der Finanzbuchhaltung kann ich bei Buchungen, die eigentlich buchungsfähig sind, einfach ändern, ohne die Buchung selbst bearbeiten zu müssen.

Es reicht ein Klick auf „Buchungstext Fibu“.

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Ich erhalte eine Maske, wo der Buchungstext eingetragen werden kann und muss nicht erst durch andere Felder „springen“, um eine Veränderung vorzunehmen.

Sollten Kontoumsätze nicht zugeordnet werden können, stehen mir folgende Buchungsmöglichkeiten mit Beteiligung von Personenkonten zur Verfügung:

➜ Anzahlungen
➜ Vorkasse
➜ Rücklastschrift
➜ OP-Berichtigung/Ausbuchung

Anzahlungen buche ich direkt auf die Abschlagsrechnung, mit passendemSteuerschlüssel.

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Bei der Buchung einer Vorkasse auf einen entsprechenden Auftrag stehenmir die Auswahl der Kunden und der zugehörigen WAWI-Aufträge zur Verfügung.

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Bei  kann ich auf die bezahlten OPs zurückgreifen und direkt in der Buchung die Bankgebühren sowie Gebühren, mit denen der Kunde belastet werden soll, mit eintragen.

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Eine OP-Berichtigung/Ausbuchung ist nach ähnlichem Vorgehen möglich.

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Erstelle ich eine solche Buchung, erledige ich eigentlich außer der Buchung selbst auch noch eine weitere Aufgabe. Da der „Intelligente Buchungsassistent“ sich meine Entscheidung merkt, wird beim nächsten Mal die Bankbewegung als „buchungsfähig“ erkannt oder, wenn sich der Betrag verändert, zumindest mit den Buchhaltungskonten vervollständigt und als „zu prüfen“eingeordnet.

Sachkontenbuchungen stehen mir als „Brutto-“ und „Netto-Buchungen“ zur Verfügung. So kann ich auch Buchungen erfassen, bei denen Steuerberechnungen auf einen Nettobetrag erfolgen soll.
Typisch dafür ist eine Zahlung an einen EU-Lieferanten. Dort wird zum Zahlbetrag noch die Umsatzsteuer hinzugerechnet.

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Beim Einsatz der Kostenrechnung sind natürlich diese Angaben in den Buchungen ebenfalls möglich und werden vom Assistenten mit „gelernt“.

Viele Buchungen, für die wir bisher Verrechnungskonten angelegt und genutzt haben, können jetzt in einem Vorgang erledigt werden. Die Buchung der Kreditkartenabrechnung ist dafür ein typisches Beispiel.

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Wenn die Abbuchung in der Bank erfolgt, buche ich nun gleich die gesamten Einzelbuchungen sozusagen „in einem Rutsch“.
Manchmal werden per Kreditkarte sogar Lieferantenrechnungen bezahlt. Auch das kann ich gleich mit erledigen.

Die gesamten Buchungen finde ich dann übersichtlich dargestellt im Buchungsassistenten, zugeordnet zum Kontoumsatz.

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Bei der Arbeit im Assistenten stehen, je nachdem, welchen Bereich ich geradebearbeite, unterschiedliche Werkzeuge bereit.

Ein Umsatz mit Buchungsvorschlag kann einzeln bearbeitet oder wie vorgeschlagen verbucht werden.

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Alle buchungsfähigen Buchungen der aktuellen Registerkarte können mit einer Aktion verbucht werden.

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Den „Fibu-Kontoauszug“ der Bank kann ich direkt im Assistenten aufrufen.

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Beim Zuordnen von Zahlungen stehen Funktionen bereit, die mir ähnlich be-reits aus dem Multi-OP-Ausgleich bekannt sind. So kann ich ohne viel Nachdenken sofort „losarbeiten“.

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Neu ist die Einbindung von Funktionalität des Selektionspools bei der Suche nach offenen Posten.

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Kontoauszüge aus dem „Elektronischen Kontoauszug“ werden NICHT in den intelligenten Buchungsassistenten übernommen. Der „Elektronische Kon-toauszug“ ist aber weiterhin aufrufbar. Um den „Intelligenten Buchungsas-sistenten“ zu nutzen, muss dieser lediglich über den „Migrationsassistent“ aktiviert werden.

Anpassungen

Mit Hilfe des Scripteditors kann die Erstellung des Buchungsvorschlags vom SoftENGINE Fachhandelspartner beeinflusst werden.
Das Scripting bezieht sich auf die Daten eines von WEBWARE/BüroWARE generierten Buchungsvorschlags zur Laufzeit, nicht jedoch auf die Erstellung des Vorschlags selbst.

Wie von anderen WEBWARE/BüroWARE Modulen gewohnt sind alle Masken, Bitmapleisten und Tabellen designbar.

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