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In den Basisdaten der Finanzbuchhaltung lassen sich Konten für automatisch erzeugte Buchungen festlegen.
Hier können Konten auch mehrfach eingetragen werden.
Grundsätzlich kann das möglich sein, es ist aber im Regelfall so, dass Konten in diesem Bereich nicht doppelt vorhanden sind.
Ab BETA Revision 77595 werden die Eintragungen der Konten geprüft.
So erfolgt beim Verlassen der Automatikkonten eine Prüfung mit einem Hinweis, sobald Mehrfacheinträge gefunden werden. …
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Im Prüflauf der Finanzbuchhaltung werde sowohl Fehler erkannt, wie auch Hinweise zu Vorgängen angezeigt.
In beiden Fällen wurde jedoch in der Darstellung des Prüflaufstatus nur „Fehler“ angezeigt.
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Da diese Darstellung missverständlich war und teilweise dazu führte, dass weitere Fehler vermutet wurden, wird nun ab Rev. 78283 PATCH und 78308 BETA ein neuer Text angezeigt – „Fehler/Hinweise“.
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Sornierte man eine Anfangsbestands-Buchung (FBU_32_1 = J), dann fehlten in der Stornobuchung die Steuerinformationen.
Damit könnten bei einer Bezahlung falsche Skontobuchungen entstehen.
Das stellte grundsätzlich kein Problem dar, da stornierte Buchungen ja nicht bezahlt werden.
Der Prüflauf meldete jedoch diese Buchungen als Fehler/Hinweis.
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Ab Beta 78359 und Patch 78403 werden nunmehr alle Felder, die in Skontobuchungen und Prüfung berücksichtigt werden, auch in die stornierte Buchung mit übernommen. …
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Die Meldung des FIBU-Prüflauf „Soll/Haben nicht identisch mit Buchungen…“ und der Aufforderung zur Reorganisation hat bei Anwendern mitunter dazu geführt, dass nicht weitergearbeitet wurde, obwohl das grundsätzlich problemlos möglich war.
Daher wurde eine unterschiedliches Verhalten des Prüflaufs je nach Berechtigungsstatus des Anwenders eingeführt.
Seit Revision 56786 gibt es ein neues Zugriffsrecht, welches im Standard aktiviert ist:
[FIPRUEF, Nr: 039 - Buchhaltungsprüflauf, Detailangaben zur Prüflaufmeldung "Soll/Haben nicht identisch mit Buchungen" nur für Administrator ausgeben]
Alle anderen Benutzer erhalten die neue, „entschärfte“ Fehlermeldung:
„Im Prüflauf wurden fehlende Transaktionsbestätigungen festgestellt. …
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Die Prüfläufe der Finanzbuchhaltung sollten regelmäßig ausgeführt werden.
Problematisch ist das vor allem, wenn während eines Prüflaufes nicht gearbeitet werden kann bzw. der Prüflauf aufgrund der Datenmenge sehr lange dauert.
(Vergl. WIKI-Artikel – Prüflauf Finanzwesen bei gleichzeitiger Buchungserfassung nicht möglich)
Um Prüfläufe ohne Beeinträchtigung der täglichen Arbeit dennoch regelmäßig sicher ausführen zu können, empfiehlt sich der Einsatz der SoftENGINE Serverprozesse.
Mittels dieser Serverprozesse können Funktionen, so auch die Prüfläufe, ohne manuelles Eingreifen automatisiert durchgeführt werden. …
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Ab Revision 60996 gibt es folgende Neuerungen:
Sobald sich ein Benutzer in der Buchungserfassung befindet, ist ein Starten des Prüflaufs nicht möglich!
Anmerkung: Ab Revision 68060/BETA erscheint die Meldung mit Bedienernummer.
Darüberhinaus ist es für die Dauer des Prüflaufs nicht möglich die Buchungserfassung aufzurufen.
Aktualisierung:
Sofern sich ein Bediener in der Version in der Buchungserfassung befindet und ein anderer Bediener in einem anderen Mandanten den Prüflauf starten wollte, kam die Meldung auch. …
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Ab Rev. 50180/Beta und Rev. 50200/Patch wurden die Fehlermeldungen im Prüflauf Finanzwesen für Steuerkonten mit falscher Kontenart überarbeitet.
Als fehlerhaft gemeldet werden die Steuerkonten, welche keine der folgenden Kontenarten hinterlegt haben:
– 2: Mehrwertsteuerkonto
– 4: Vorsteuerkonto
– 6: USt-Konto Steuerschuldner Erwerber
Geprüft kann die Kontenart des Steuerkontos nur dann werden, wenn in einem Aufwands- bzw. Erlöskonto ein Steuerschlüssel hinterlegt wurde. …
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2 Zugriffsrechte steuern die Prüfung und gleichzeitig die Korrektur dieses Fehler.
[FIPRUEF, Nr: 021 – Buchhaltungsprüflauf, Prüfe ob Buchungsstapel innerhalb eines Buchungsvorgang gleich ist]
[FIPRUEF, Nr: 022 – Buchhaltungsprüflauf, Korrigiere unterschiedlichen Buchungsstapel innerhalb Buchungsvorgang]
Nach Aktivierung führen Sie den Prüflauf noch 2 mal durch.
Beim ersten mal wird der Fehler + dessen Beseitigung noch angezeigt.
Beim zweiten Durchlauf ist dann der Prüflauf fehlerfrei. …
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Folgender Fehler kann im Prüflauf der Finanzbuchhaltung gefunden werden:
Aufgetreten ist der Fehler, nachdem eine automatische Kurskorrektur gebucht wurde.
Auf dem Konto 2152 sind nur die automatischen Buchungen zu finden.
Die Ursache ist jedoch nicht in den Buchungen selbst begründet, sondern der Möglichkeit, dass des Konto für Rundungsdifferenzen noch an einer anderen Stelle in den Basisdaten eingebunden ist.
Betrachten wir uns zunächst die Einstellungen der Automatikkonten. …
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Problemstellung:
In den Warenwirtschaftsbelegen sind die Zahlbeträge aus der Fibu eingetragen.
Das erfolgt automatisch beim Buchen.
Im Prüflauf der Finanzbuchhaltung kann man über eine Option diesen Betrag neu berechnen und eintragen lasen.
Dazu ist die Option „Offenen-Posten-Betrag anhand der Zahlungen neu ermitteln“ zu aktivieren.
Die Verwendung dieser Option kann bei Prüfläufen in einem Vorjahr einen unerwünschten Effekt verursachen:
Da die Zahlungen aus dem Folgejahr in einem Vorjahr nicht verfügbar sind, werden alle im Folgejahr bereits eingetragen Beträge aus den WAWI-Belegen entfernt. …
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Der Saldo eines Personenkontos muss den Offenen Posten dieses Kontos entsprechen.
Diese Fehlermeldung besagt, dass es eine Abweichung zwischen beiden Beträgen gibt.
Der Saldo des Personenkontos:
…und die Offenen Posten:
In diesem Falle bringt der Kontoauszug Klarheit:
In den empfohlenen (und im Auslieferungszustand der Software so eingestellten) Rechten, ist ein Löschen von bezahlten oder ausgezifferten OPs nicht möglich.
Deaktivieren Sie möglichst das Zugriffsrecht:
„FI2100,30 Bezahlte/Disponierte Buchungsvorgänge bearbeiten“
Lediglich für Sonderfälle sollte man einem verantwortungsbewussten Nutzer mit besonderen Rechten die Möglichkeit einräumen, Zahlungen oder Belege zu löschen. …
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Mehrwertsteuerkonten dürfen in den normalen Perioden (1-12) nie direkt bebucht werden. Die Mehrwertsteuer wird (im Gegensatz zur Vorsteuer) verprobt.
Ausschließlich in der 13. und 14. Periode sind direkt Buchungen zu Korrekturzwecken möglich.
In den Perioden 1-12 muss der Zusammenhang zwischen den Umsatzkonten und den Mehrwertsteuersteuerkonten gewahrt bleiben.
Alle Buchungen auf den Steuerkonten erfolgen ausschließlich automatisch, wenn die entsprechenden Umsatzbuchung durchgeführt wird. …
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Eine Bargeldkasse darf nie einen negativen Saldo aufweisen.
Das ist insofern logisch, da nie mehr entnommen werden kann, als in der Kasse an Bargeldbestand vorhanden ist.
Der Prüflauf weist Sie auf diese Tatsache hin.
Ursache ist dabei immer ein Buchungs- bzw. Erfassungsfehler.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie den Kontoauszug der betreffenden Kasse und lassen Sie den Laufsaldo berechnen.
Nutzen Sie dafür das Menü „Tools ➔ Laufenden Saldo berechnen“ oder das dieser Funktion entsprechende Quicktool. …
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In diesem Falle ist ein notwendiges Konto in den Basisdaten nicht eingetragen.
Im Beispiel ist dies das Konto „Kursaufwendungen“.
Fehlerbehebung
Die Konteneinstellungen befinden sich in den Basisdaten im Menü „Bearbeiten ➔ Automatikkonten“
Suchen Sie das als Fehler benannte Konto und tragen Sie die Kontonummer nach.
Im DATEV-System werden eigene Steuerschlüssel genutzt. Daher wird bei der Ausgabe der Buchungen der BüroWARE-Steuerschlüssel durch den Steuerschlüssel der DATEV ersetzt.
Ist bei einem Steuerschlüssel kein DATEV-Steuerschlüssel eingetragen, erfolgt die entsprechende Fehlermeldung.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie in den Basisdaten den im Fehler benannten Steuerschlüsselschlüssel (im Beispiel der Steuerschlüssel „3“).
Dazu können Sie direkt mit der Maus (rechte Maustaste) auf den Fehlereintrag klicken und die Bearbeitung „Steuerschlüssel“ auswählen. …
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Für die Übergabe an die DATEV sind spezielle Einstellungen in den Konto notwendig.
So nutzt die DATEV beispielsweise Konten, die als Automatikkonten ausgewiesen sind. Für diese Konten darf bei der DATEV-Ausgabe kein Steuerschlüssel übermittelt werden, da die Steuerbuchung automatisch erfolgt.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie die Stammdaten des Sachkontos wechseln über das Menü „Bearbeiten“ zu den Einstellungen „DATEV“.
Aktivieren Sie die Option DATEV-Automatikkonto. …
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In diesem Falle ist ein Personenkonto nicht vorhanden, zu welchem es eine Buchung gibt.
Das führt dann zusätzlich zu weiteren, daraus resultierenden Fehler:
Achtung, dieser Fehler wird vom Prüflauf erkannt, aber die kann nicht im normalen Buchungsablauf liegen!
Häufige Ursache ist ein Systemfehler (z.B. …
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Alle Konten, die in der Umsatzsteuervoranmeldung aufgeführt werden müssen, benötigen eine entsprechende Zuweisung einer Umsatzsteuerkennziffer.
Diese entsprechen den jeweiligen Feldern in einem Umsatzsteuerformular bzw. (in Deutschland) im ELSTER-Portal.
Fehlerbehebung
Prüfen Sie zunächst, ob in den Basisdaten im Menüpunkt „Bearbeiten ➔ Grundeinstellungen“ ein Kontenrahmen eingetragen ist.
Nutzen Sie für die häufigsten Kontenrahmen SKR03 den Eintrag „300“ und für den SKR04 den Eintrag „400“. …
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Dieser Fehler entsteht, wenn OP-Vortragsbuchungen ohne Steuerschlüssel gebucht wurden.
Ist dies der Fall, kann bei einem eventuellen Ausbuchen oder einer Zahlung mit Skonto die Korrektur der Mehrwert- oder Vorsteuer nicht erfolgen, da die dafür nötige Information fehlt.
Fehlerbehebung
Buchung bearbeiten und mit Steuerschlüssel buchen.
Hier ein Beispiel für eine korrekte Vortragsbuchung:
Bei diesem Fehler erkennt der Prüflauf, dass einem normalen Sachkonto statt einem Steuerschlüssel für Vorsteuer ein Steuerschlüssel für Umsatzsteuer zugeordnet ist.
Fehlerbehebung
Es kann zwei Fehlergründe geben
A – die Kontenart ist falsch
B – der Steuerschlüssel ist falsch
Im Fall A ändern Sie die Kontenart von „Allgemeines Sachkonto“ auf „Erlöskonto“ oder „Gewährte Skonti“.
Im Fall B korrigieren Sie den Steuerschlüssel in einen Vorsteuerschlüssel (zum Beispiel statt „3“ die „9“) . …
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Umsatzkonten müssen zwingend mit einem Steuerschlüssel versehen sein.
Ist das nicht der Fall, wird dieser Fehler hier angezeigt.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie die Stammdaten des Kontos. Es kann zwei unterschiedliche Ursachen für den Fehler geben.
Jedes Sachkonto benötigt Einstellungen, die festlegen, wo das Konto in den Auswertungen (Bilanz, GUV usw.) aufgeführt wird.
Diese Einstellungen nennt man Kontogruppen.
Existiert ein Konto ohne diese Einstellungen, erkennt und meldet dies der Prüflauf.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie die Stammdaten des Sachkontos (Menü „Bearbeiten ➔ Sachkonto“).
Dort finden Sie im Menü „Bearbeiten ➔ Kontogruppen ➔ Standardkontogruppen“.
Hier sind normalerweise Eintragungen vorhanden.
Manchmal werden Konten angelegt, ohne die Einstellungen von einem anderen Konto zu übernehmen. …
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Der Prüflauf erkennt, dass bei einem Personenkonto trotz „Null-Saldo“ OPs offen sind.
Das ist beispielsweise der Fall, wenn
Fehlerbeseitigung
Offene Posten müssen, auch wenn sich diese gegenseitig aufheben, trotzdem verrechnet werden.
In diesem Fall öffnen Sie die „Offene Posten Verwaltung“ des betreffenden Kunden/Lieferanten. …
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Wurde innerhalb vom Prüflauf Finanzwesen unter „Einstellungen“, die Option „Steuerschlüssel der Buchungen mit Steuerschlüssel im Sachkonto vergleichen“ aktiviert, erkennt der Prüflauf, wenn eine Buchung vorhanden ist, die nicht mit den Einstellungen im Sachkonto übereinstimmt.
Einem Sachkonto kann fest ein Steuerschlüssel zugeordnet werden.
Das ist vor allem bei EU-Lieferungen, Umsatzkonten aber auch bei allgemeinen Sachkonten üblich.
Enthält die Buchung einen anderen Steuersatz/Steuerschlüssel, wird das als Fehler erkannt. …
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Bei vorgetragenen Akontozahlungen (Buchungsart 4) kann es unter Umständen vorkommen, dass der Buchhaltungsprüflauf meldet: „Keine Steuerschlüsselinfo vorhanden. ACHTUNG: Skontoverbuchung evtl. falsch!“
Das ist ab Rev. 22175 Patch behoben.
Beim Einstieg in die Buchungserfassung wird in regelmäßigen Abständen ein Buchhaltungsprüflauf gefordert.
Erst nach Durchführung des Prüflaufs sind dann wieder Buchungen möglich.
Durch entsprechende Zugriffsrechte lässt sich steuern, wie häufig der Prüflauf auszuführen ist.
Hierzu gibt es drei Zugriffsrechte, die eingestellt werden können.
[ FIPRUEF, Buchhaltungsprüflauf, Nr: 001 – Buchhaltungsprüflauf jeden Tag 1x zwangsweise durchführen (V42) ]
[ FIPRUEF, Buchhaltungsprüflauf, Nr: 002 – Buchhaltungsprüflauf jede Woche 1x zwangsweise durchführen (V42) ]
[ FIPRUEF, Buchhaltungsprüflauf, Nr: 003 – Buchhaltungsprüflauf jeden Monat 1x zwangsweise durchführen (V42) ]
Ist keines von diesen ZGR aktiviert, wird kein Buchhaltungsprüflauf mehr gefordert. …
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