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In den Basisdaten der Finanzbuchhaltung lassen sich Konten für automatisch erzeugte Buchungen festlegen.
Hier können Konten auch mehrfach eingetragen werden.
Grundsätzlich kann das möglich sein, es ist aber im Regelfall so, dass Konten in diesem Bereich nicht doppelt vorhanden sind.
Ab BETA Revision 77595 werden die Eintragungen der Konten geprüft.
So erfolgt beim Verlassen der Automatikkonten eine Prüfung mit einem Hinweis, sobald Mehrfacheinträge gefunden werden. …
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Im Prüflauf der Finanzbuchhaltung werde sowohl Fehler erkannt, wie auch Hinweise zu Vorgängen angezeigt.
In beiden Fällen wurde jedoch in der Darstellung des Prüflaufstatus nur „Fehler“ angezeigt.
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Da diese Darstellung missverständlich war und teilweise dazu führte, dass weitere Fehler vermutet wurden, wird nun ab Rev. 78283 PATCH und 78308 BETA ein neuer Text angezeigt – „Fehler/Hinweise“.
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Die Prüfläufe der Finanzbuchhaltung sollten regelmäßig ausgeführt werden.
Problematisch ist das vor allem, wenn während eines Prüflaufes nicht gearbeitet werden kann bzw. der Prüflauf aufgrund der Datenmenge sehr lange dauert.
(Vergl. WIKI-Artikel  – Prüflauf Finanzwesen bei gleichzeitiger Buchungserfassung nicht möglich)
Um Prüfläufe ohne Beeinträchtigung der täglichen Arbeit dennoch regelmäßig sicher ausführen zu können, empfiehlt sich der Einsatz der SoftENGINE Serverprozesse.
Mittels dieser Serverprozesse können Funktionen, so auch die Prüfläufe, ohne manuelles Eingreifen automatisiert durchgeführt werden. …
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Ab Rev. 51732/Beta und Rev. 51766/Patch wurde die Prüfung von „1:Umsatzerlöskonten“ ohne Steuerschlüssel um (bebuchte) Konten mit der Kontenart „E: Erwerbe mit Steuerschuldnerschaft des Erwerbers“ erweitert. Fehlt in den betreffenden Sachkonten der Steuerschlüssel, kommt es im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung zu Verprobungsfehlern, da ohne Steuerschüssel kein Steuerkonto ermittelt werden kann.
2 Zugriffsrechte steuern die Prüfung und gleichzeitig die Korrektur dieses Fehler.
[FIPRUEF, Nr: 021 – Buchhaltungsprüflauf, Prüfe ob Buchungsstapel innerhalb eines Buchungsvorgang gleich ist]
[FIPRUEF, Nr: 022 – Buchhaltungsprüflauf, Korrigiere unterschiedlichen Buchungsstapel innerhalb Buchungsvorgang]
Nach Aktivierung führen Sie den Prüflauf noch 2 mal durch.
Beim ersten mal wird der Fehler + dessen Beseitigung noch angezeigt.
Beim zweiten Durchlauf ist dann der Prüflauf fehlerfrei. …
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Problemstellung:
In den Warenwirtschaftsbelegen sind die Zahlbeträge aus der Fibu eingetragen.
Das erfolgt automatisch beim Buchen.
Im Prüflauf der Finanzbuchhaltung kann man über eine Option diesen Betrag neu berechnen und eintragen lasen.
Dazu ist die Option „Offenen-Posten-Betrag anhand der Zahlungen neu ermitteln“ zu aktivieren.
Die Verwendung dieser Option kann bei Prüfläufen in einem Vorjahr einen unerwünschten Effekt verursachen:
Da die Zahlungen aus dem Folgejahr in einem Vorjahr nicht verfügbar sind, werden alle im Folgejahr bereits eingetragen Beträge  aus den WAWI-Belegen entfernt. …
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Der Saldo eines Personenkontos muss den Offenen Posten dieses Kontos entsprechen.
Diese Fehlermeldung besagt, dass es eine Abweichung zwischen beiden Beträgen gibt.
Der Saldo des Personenkontos:
…und die Offenen Posten:
In diesem Falle bringt der Kontoauszug Klarheit:
In den empfohlenen (und im Auslieferungszustand der Software so eingestellten) Rechten, ist ein Löschen von bezahlten oder ausgezifferten OPs nicht möglich.
Deaktivieren Sie möglichst das Zugriffsrecht:
„FI2100,30 Bezahlte/Disponierte Buchungsvorgänge bearbeiten“
Lediglich für Sonderfälle sollte man einem verantwortungsbewussten Nutzer mit besonderen Rechten die Möglichkeit einräumen, Zahlungen oder Belege zu löschen. …
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Mehrwertsteuerkonten dürfen in den normalen Perioden (1-12) nie direkt bebucht werden. Die Mehrwertsteuer wird (im Gegensatz zur Vorsteuer) verprobt.
Ausschließlich in der 13. und 14. Periode sind direkt Buchungen zu Korrekturzwecken möglich.
In den Perioden 1-12 muss der Zusammenhang zwischen den Umsatzkonten und den Mehrwertsteuersteuerkonten gewahrt bleiben.
Alle Buchungen auf den Steuerkonten erfolgen ausschließlich automatisch, wenn die entsprechenden Umsatzbuchung durchgeführt wird. …
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Eine Bargeldkasse darf nie einen negativen Saldo aufweisen.
Das ist insofern logisch, da nie mehr entnommen werden kann, als in der Kasse an Bargeldbestand vorhanden ist.
Der Prüflauf weist Sie auf diese Tatsache hin.
Ursache ist dabei immer ein Buchungs- bzw. Erfassungsfehler.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie den Kontoauszug der betreffenden Kasse und lassen Sie den Laufsaldo berechnen.
Nutzen Sie dafür das Menü „Tools âž” Laufenden Saldo berechnen“ oder das dieser Funktion entsprechende Quicktool. …
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In diesem Falle ist ein notwendiges Konto in den Basisdaten nicht eingetragen.
Im Beispiel ist dies das Konto „Kursaufwendungen“.
Fehlerbehebung
Die Konteneinstellungen befinden sich in den Basisdaten im Menü „Bearbeiten âž” Automatikkonten“
Suchen Sie das als Fehler benannte Konto und tragen Sie die Kontonummer nach.
Im DATEV-System werden eigene Steuerschlüssel genutzt. Daher wird bei der Ausgabe der Buchungen der BüroWARE-Steuerschlüssel durch den Steuerschlüssel der DATEV ersetzt.
Ist bei einem Steuerschlüssel kein DATEV-Steuerschlüssel eingetragen, erfolgt die entsprechende Fehlermeldung.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie in den Basisdaten den im Fehler benannten Steuerschlüsselschlüssel (im Beispiel der Steuerschlüssel „3“).
Dazu können Sie direkt mit der Maus (rechte Maustaste) auf den Fehlereintrag klicken und die Bearbeitung „Steuerschlüssel“ auswählen. …
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Für die Übergabe an die DATEV sind spezielle Einstellungen in den Konto notwendig.
So nutzt die DATEV beispielsweise Konten, die als Automatikkonten ausgewiesen sind. Für diese Konten darf bei der DATEV-Ausgabe kein Steuerschlüssel übermittelt werden, da die Steuerbuchung automatisch erfolgt.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie die Stammdaten des Sachkontos wechseln über das Menü „Bearbeiten“ zu den Einstellungen „DATEV“.
Aktivieren Sie die Option DATEV-Automatikkonto. …
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In diesem Falle ist ein Personenkonto nicht vorhanden, zu welchem es eine Buchung gibt.
Das führt dann zusätzlich zu weiteren, daraus resultierenden Fehler:
Achtung, dieser Fehler wird vom Prüflauf erkannt, aber die kann nicht im normalen Buchungsablauf liegen!
Häufige Ursache ist ein Systemfehler (z.B. …
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Alle Konten, die in der Umsatzsteuervoranmeldung aufgeführt werden müssen, benötigen eine entsprechende Zuweisung einer Umsatzsteuerkennziffer.
Diese entsprechen den jeweiligen Feldern in einem Umsatzsteuerformular bzw. (in Deutschland) im ELSTER-Portal.
Fehlerbehebung
Prüfen Sie zunächst, ob in den Basisdaten im Menüpunkt „Bearbeiten âž” Grundeinstellungen“ ein Kontenrahmen eingetragen ist.
Nutzen Sie für die häufigsten Kontenrahmen SKR03 den Eintrag „300“ und für den SKR04 den Eintrag „400“. …
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Dieser Fehler entsteht, wenn OP-Vortragsbuchungen ohne Steuerschlüssel gebucht wurden.
Ist dies der Fall, kann bei einem eventuellen Ausbuchen oder einer Zahlung mit Skonto die Korrektur der Mehrwert- oder Vorsteuer nicht erfolgen, da die dafür nötige Information fehlt.
 Fehlerbehebung
Buchung bearbeiten und mit Steuerschlüssel buchen.
Hier ein Beispiel für eine korrekte Vortragsbuchung:
Bei diesem Fehler erkennt der Prüflauf, dass einem normalen Sachkonto statt einem Steuerschlüssel für Vorsteuer ein Steuerschlüssel für Umsatzsteuer zugeordnet ist.
Fehlerbehebung
Es kann zwei Fehlergründe geben
A – die Kontenart ist falsch
B – der Steuerschlüssel ist falsch
Im Fall A ändern Sie die Kontenart von „Allgemeines Sachkonto“ auf „Erlöskonto“ oder „Gewährte Skonti“.
Im Fall B korrigieren Sie den Steuerschlüssel in einen Vorsteuerschlüssel (zum Beispiel statt „3“ die „9“) . …
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Umsatzkonten müssen zwingend mit einem Steuerschlüssel versehen sein.
Ist das nicht der Fall, wird dieser Fehler hier angezeigt.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie die Stammdaten des Kontos. Es kann zwei unterschiedliche Ursachen für den Fehler geben.
Jedes Sachkonto benötigt Einstellungen, die festlegen, wo das Konto in den Auswertungen (Bilanz, GUV usw.) aufgeführt wird.
Diese Einstellungen nennt man Kontogruppen.
Existiert ein Konto ohne diese Einstellungen, erkennt und meldet dies der Prüflauf.
Fehlerbehebung
Öffnen Sie die Stammdaten des Sachkontos (Menü „Bearbeiten âž” Sachkonto“).
Dort finden Sie im Menü „Bearbeiten âž” Kontogruppen âž” Standardkontogruppen“.
Hier sind normalerweise Eintragungen vorhanden.
Manchmal werden Konten angelegt, ohne die Einstellungen von einem anderen Konto zu übernehmen. …
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Der Prüflauf erkennt, dass bei einem Personenkonto trotz „Null-Saldo“ OPs offen sind.
Das ist beispielsweise der Fall, wenn
Fehlerbeseitigung
Offene Posten müssen, auch wenn sich diese gegenseitig aufheben, trotzdem verrechnet werden.
In diesem Fall öffnen Sie die „Offene Posten Verwaltung“ des betreffenden Kunden/Lieferanten. …
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Um sicher zu stellen, dass die Finanzbuchhaltung fehlerfrei geführt wird, unterstützt Sie BüroWARE mit dem „Finanzbuchhaltungs-Prüflauf“.
Je nach Einstellung im System (sog. Zugriffsrechte im Designer) kann dieser Prüflauf auch als Voraussetzung für den Start eines Buchungsvorganges zwangsweise eingerichtet werden.
Dieser Prüflauf ist äußerst wichtig und daher regelmäßig durchzuführen!
Ohne korrekten Prüflauf können Vorgänge wie beispielsweise Versiegelung, Umsatzsteuervoranmeldung, Saldenvorträge nicht ausgeführt werden. …
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Wurde innerhalb vom Prüflauf Finanzwesen unter „Einstellungen“, die Option „Steuerschlüssel der Buchungen mit Steuerschlüssel im Sachkonto vergleichen“ aktiviert, erkennt der Prüflauf, wenn eine Buchung vorhanden ist, die nicht mit den Einstellungen im Sachkonto übereinstimmt.
Einem Sachkonto kann fest ein Steuerschlüssel zugeordnet werden.
Das ist vor allem bei EU-Lieferungen, Umsatzkonten aber auch bei allgemeinen Sachkonten üblich.
Enthält die Buchung einen anderen Steuersatz/Steuerschlüssel, wird das als Fehler erkannt. …
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